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Un espace communication, comme son nom l'indique, est un lieu physique affecté aux échanges interpersonnels dans l'entreprise. Il doit donc répondre à certains critères tels que : ses dimensions (pouvant accueillir 10 à 20 personnes), son emplacement (pas trop loin des postes de travail), son équipement (doté de mobilier adapté pour l'organisation de réunions, mais aussi, de supports d'information), ses sources d'information (par ex : une borne internet, une bibliothèque papier et NTCI, etc.), son confort (boissons, luminosité, température). Un tel espace doit aussi répondre aux exigences en vigueur dans l'entreprise en matière de sécurité, hygiène et environnement.
Un espace communication peut être attribué à une seule équipe, qui en gère donc son utilisation en fonction de ses besoins internes. Il peut aussi être partagé par plusieurs équipes, ce qui nécessite qu'un gestionnaire soit nommé. Ce dernier sera dès lors responsable de sa bonne utilisation par les différents utilisateurs, et son partage équitable en fonction des besoins des uns et des autres.
L'espace communication est un élément vital de ce que l'on nomme le 'management visuel'. On entend par 'management visuel' : toute démarche de management qui vise à faciliter la communication et le partage de l'information entre les acteurs d'une organisation, au moyen d'une visualisation aisée de messages. Dans un espace communication, on tend donc à " montrer " de l'information, via des posters, des diapositives, des supports imprimés, la projection de petits films, etc. Bien entendu, cette information est aussi animée, et elle donne lieu à des échanges, faute de quoi, elle serait un aller simple du message vers un récepteur sans retour possible, et non pas un outil de communication interpersonnelle.
NAFTOGAZ, comme c'est le cas dans l'ensemble de sa démarche de communication, poursuit un double objectif pour le déploiement de son espace communication :
- soutenir sa propre dynamique de communication interne ;
- servir de modèle pour les entreprises clientes et autres invités qui viendront le visiter.
COMMUNICATION INTERNE
Des responsables répertoriés sont autorisés à organiser des échanges au sein de l'espace communication, suivant une procédure connue de tous. Les activités qui s'y déroulent sont de divers types :
- réunions de travail d'une équipe
- réunions QSHE
- formations internes
- célébration d'événements qui marquent le parcours de l'entreprise.
- entretiens d'évaluations
- etc.
SERVIR DE MODELE
NAFTOGAZ a adopté le concept d' " organisation communicante ", pour explorer sur sa base de vie la manière de diffuser les bonnes informations au bon moment vers les bonnes personnes. Ce faisant, elle peut donner à ses clients des indications sur la manière dont chacun des supports d'information et outils de communication fonctionne, et quelles sont le cas échéant ses difficultés de mise en œuvre et son taux de succès. C'est pourquoi, un animateur interne a été désigné pour procéder à une visite guidée durant laquelle les demandeurs intéressés peuvent découvrir le concept en activité sur site. L'espace communication constitue le point d'orgue de cet ensemble cohérent de supports d'information (papier et NTIC) et d'outils de communication, reproductible dans les sites industriels, où il est vital de pouvoir diffuser les messages jusqu'aux postes de travail parfois dispersés jusque dans le désert !
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